Tahapan Pemilu 2024 sudah mulai sejak 2023 lalu, dan untuk melaksanakannya, baik KPU maupun Bawaslu kemudian membentuk badan Adhoc Pemilu, di tingkat Kecamatan dan Kelurahan. Menjelang pemungutan suara nanti, juga membentuk Kelompok Penyelenggara Pemungutan Suara (KPPS).
Untuk di tingkat Kecamatan, dibentuk Panwaslucam (Panitia Pengawas Pemilu Kecamatan) dan PPK (Panitia Pemilihan Kecamatan). Sedangkan di tingkatan Desa/Keluarahan dibentuk PKD (Pengawas Kelurahan/Desa) dan PPS (Panitia Pemungutan Suara).
Pasca terbentuknya Panwaslucam dan PPK dalam kurun waktu 2-3 hari kemudian secara mekanisme prosedural dibentuklah kesekretariatan dan staf sekretariat.
Secara prosedur, semua jajaran sekretariatan dan staf, baik di jajaran Panwaslucam maupun di lingkungan PPK tentu sudah terstruktur tentang Tupoksi (tugas pokok dan fungsi) kerja masing- masing. Tentu hal ini juga berimplikasi pada beban anggaran yang harus ditanggung negara.
Adanya sekretariat Panwaslucam atau PPK bergunan untuk mendukung kerja-kerja anggota badan ad hoc, khususnya dalam pelaksanaan administrasi perkantoran, pelayanan, dan pengelolaan kearsipan. Dukungan kesekretariatan penting dalam mendokumentasikan dan mengelola kinerja anggota badan ad hoc.
Penguatan Kelembagaan
Problem yang sering muncul di lapangan adalah dukungan sekretaritan kadang justru membebani kelembagaan adhoc. Tidak jarang Tupoksi administrasi, seperti surat meyurat, kearsipan, pengelolaan aset kantor, dan lain sebagainya lalai, sehingga tugas itu diambil oleh anggota adhoc. Padahal anggota ad hoc adalah jajaran pimpinan yang mengelola kebijakan dan menjalankan roda organisasi dengan baik.
Meski persoalan semacam itu muncul, urgensi kelembagaan sekretariat masih terus dibutuhkan. Perlu semacam penguatan kelembagaan yang diinisiasi oleh sekretariat KPU atau Bawaslu kab/kota untuk mengoptimalkan kelembagaan sekretariat badan ad hoc. Penguatan kelembagaan dapat dimulai dengan pengawasan dan evaluasi. Diperlukan insturmen untuk itu.
Aspek pengawasan dapat dilakukan secara periodik. Pengawasan difokuskan pada penegakan kedisiplinan, taat tugas, tata kelola dinas, dan akuntabilitas laporan keuangan. Instrumen pengawasan juga musti melibatkan anggota badan ad hoc sebagai “pengguna jasa” sekretariatan. Hasil pengawasan pimpinan anggota kemudian menjadi pertimbangan untuk melakukan evaluasi kelembagaan.
Dari hasil pengawasan kemudian dilakukan evaluasi secara berkala. Hasil evaluasi ini dibuat acuan untuk melakukan perbaikan-perbaikan sistemik dalam lembaga. Evaluasi juga menjadi acuan untuk melakukan rekrutmen sekretariatan dalam badan ad hoc, pada Pemilu atau Pilkada selanjutnya. Pada intinya, urgensi sekretariatan tidak boleh direduksi menjadi kerja-kerja sesuai “adat”, tapi harus berdasarkan kesadaran fungsional menurut undang-undang dan peraturan.
*Verry Happy Wahid Abdillah, Panwascam Sumpiuh Banyumas
